Nessuna fonte unica
Procedure sparse tra Excel, Word ed email. Ricostruire una pratica significava cercarla.
Caso studio - Cooperazione internazionale
Da Excel all'audit-readiness, in un trimestre.
Un'ONG da 5 milioni di budget e 50 persone porta l'intero ciclo di procurement dentro un flusso conforme PRAG con Tovadù-pactum. Efficienza, rischio e fiducia dei donatori diventano misurabili.
Verifica il tuo caso5M€Budget annuo gestito
50Persone tra HQ e field
4Paesi operativi
~60Procedure d'acquisto / anno
L'organizzazione
Una struttura sana, su strumenti fragili.
Solida nel mandato e nelle competenze, l'organizzazione gestisce fondi di donatori istituzionali in più paesi. Le regole ci sono: il problema è applicarle in modo uniforme e dimostrabile, ovunque.
Le procedure le conosciamo. Quello che ci manca è la prova, pronta e ordinata, che le abbiamo seguite: la stessa, in ogni paese.
TipologiaONG di cooperazione
Budget annuo≈ 5.000.000 €
Persone≈ 50
Progetti attivi≈ 12
Spesa via gara≈ 1,8 M€
Audit / anno2-4
Il punto di partenza
Dove nasceva il rischio.
Cinque fragilità ricorrenti, tutte a monte della rendicontazione e tutte capaci di trasformarsi in un rilievo d'audit.
Procedure a memoria
Soglie e numero minimo di fornitori fissati a mano, con scelte difficili da difendere.
Prove mancanti
Pubblicazione del bando e segregazione ruoli difficili da dimostrare a posteriori.
Conoscenza volatile
Quando una persona lasciava il campo, se ne andava anche il modo operativo.
Monitoraggio tardivo
La direzione vedeva i numeri solo a consuntivo, con l'audit già alle porte.
Rischio recupero fondi
Rilievi in fase di audit e rischio concreto di contestazione da parte del donatore.
L'intervento
Adozione incrementale, in due fasi.
Tovadù-pactum verticalizza Odoo sul ciclo di procurement: il core di compliance entra prima, gli strumenti avanzati seguono.
Foundations
RBAC, audit trail, multi-paese/progetto e gestione documentale: l'ambiente sicuro su cui poggia tutto il resto.
Buying Cycle PRAG
Dal piano acquisti al dossier, dalla raccolta offerte alla graduatoria, fino a contratto e chiusura con audit trail.
Strumenti speciali
Contratti quadro, portale fornitori evoluto, reporting multi-donatore e integrazioni profonde.
ERP esteso
Inventory, CRM, HR e roadmap su contabilità di progetto e rendicontazione donatore.
UX/UI & adozione
Pensata per chi la usa davvero, ovunque.
Multilingua
IT, EN, FR, ES, AR, con formati di data e valuta locali e documenti conformi al modello PRAG.
Mobile-first
Richieste e pratiche da smartphone o tablet anche in contesti a bassa connettività.
Percorsi guidati
Il controllo accessi mostra solo ciò che compete al ruolo e i form impongono i passaggi corretti.
Portale fornitori
Offerte guidate da checklist, senza dover conoscere PRAG e senza licenze a pagamento per utenti portale.
Documenti pronti
Dossier, contratti, PO e lettere d'esito generati da modelli per ridurre errori e tempi.
Hypercare
Roll-out paese per paese, champion locali, e-learning e supporto continuativo Tovadù.
Cosa cambia
Lo stesso lavoro, ma tracciato.
La compliance non aggiunge passaggi: sostituisce quelli manuali con un percorso guidato.
Ruolo
Prima
Dopo Tovadù-pactum
Project Manager
Richieste tra email, Word e cartelle condivise
Richiesta guidata e stato pratica sempre tracciato
Procurement Officer
Dossier compilati a mano
Form che impone la procedura corretta e genera documenti
Direzione / HQ
Visibilità solo a consuntivo
Cruscotto su gare, impegni e compliance in tempo reale
Fornitore
Documenti via email, formati eterogenei
Portale con checklist, offerta guidata e conferma irrevocabile
KPI & ROI
Il valore, in intervalli onesti.
Tempo per completare una procedura.
Tempo di preparazione di un audit.
Esposizione a rilievi e recupero fondi.
Lavoro documentale manuale eliminato ogni anno.
Investimento
Costo totale e ritorno atteso.
Ipotesi su questo profilo: Fase 1 a metà range, circa 25 utenti interni sotto licenza, fornitori via portale gratuito e Fase 2 rinviata.
≈ 18-20 mesi al pareggio
Beneficio annuo totale stimato: circa 19-28 k€ tra efficienza, audit e rischio evitato.
< 12 mesi al pareggio
Beneficio annuo totale stimato: circa 38-64 k€, escluso il potenziale risparmio sulla spesa di gara.
Mappa del valore
Dove, nel ciclo, si genera il ritorno.
Setup & Anagrafiche
Paesi, progetti, ruoli RBAC e piano acquisti.
Richiesta d'acquisto
Purchase request guidata con specifiche tecniche.
Gara e valutazione
Dossier conforme, raccolta offerte e graduatoria tracciate.
Aggiudicazione
PO Authorization e firma con approvazioni per soglia.
Pagamento & chiusura
Archiviazione e audit trail permanente.
Strumenti speciali
Contratti quadro e mini-competizione per acquisti ricorrenti.